Dokumentautomatisierung –
häufig gestellte Fragen

Wie anfangen

  1. Wir sind an einer Zusammenarbeit interessiert - wie beginnen wir?

    Jedes Unternehmen ist einzigartig. In den meisten Fällen beginnen wir unsere Zusammenarbeit mit einem Telefon- oder Skype-Anruf eventuell einer persönlichen Besprechung mit den Vertretern des Unternehmens, während dieses Anrufs oder Meetings hören wir auf Ihre Ideen und Bedürfnisse, beantworten Ihre Fragen und empfehlen dann eine passende Lösung.

    Danach folgt eine kostenlose Testversion oder ein Pilotprojekt. Wir erstellen die Testversion gerne für Sie, führen Sie durch das System und helfen bei der Erstellung von den ersten Dokumenten.

    Kontaktieren Sie uns einfach über das untenstehende Formular oder direkt unter automation@legito.com.

  2. Können wir Legito kostenlos testen?

    Selbstverständlich! Niemand möchte die Katze im Sack kaufen!

    Legito ist eine Cloud Lösung, sodass man nichts installieren muss, die Erstellung der Testversion ist einfach und schnell . Wir freuen uns für Sie eine Testversion kostenlos zu erstellen und helfen Ihnen auch gerne bei der Automatisierung.

    Um Ihnen eine Vorstellung davon zu geben, wie sie funktionieren, haben wir eine Beispielsammlung automatisierter Vorlagen zusammengestellt, die von Juristen auf unserer Plattform veröffentlicht werden. Fühlen Sie sich frei, um sie auszuprobieren und zu sehen, wie sie funktionieren!

  3. Können Sie uns Legito auf unser Server installieren?

    Ja können Sie. Die meisten Unternehmen bevorzugen die Applikation über unseren sicheren Cloud-Server auszuführen. Wenn Sie es jedoch lieber auf ihren eigenen Server wünschen, können wir das gerne realisieren. In solchen Fällen muss jedoch berücksichtigt werden, dass die Aufrechterhaltung der Anwendung und die Aktualisierung auf neuere Versionen möglicherweise weniger kosteneffektiv sind.

  4. Wie hoch werden die Kosten ausfallen?

    Damit Sie sichergehen können, dass Legito für Sie geeignet ist, richten wir Ihnen gerne kostenlos ein Testkonto ein.

    Was den Preis betrifft, hängen die Lizenzkosten von Ihren Bedürfnissen ab. Der Preis ist abhängig von:

    • Anzahl von automatisierten Dokumenten;
    • Anzahl von generierten Dokumenten im Monat;
    • der Menge an Speicherplatz;
    • und der Anzahl ihrer Mitarbeiter.

    Da sich unsere Plattform in einer sicheren Cloud befindet, ist keine Installation oder ein eigener Server nötig. Dadurch liegt der Preis für die Einstiegsversion bei ein paar hundert Euro im Monat. Diese Grundversion bietet die Möglichkeit verschiedene Arten von Dokumenten zu erstellen, um sicherzustellen, dass Ihre Mitarbeiter gerne mit Legito arbeiten. Mit der wachsender Anzahl von Dokumenten und Nutzern steigt der Lizenzpreis allmählich an.

Dokumentenerstellung

  1. Wie werden die automatisierte Vorlagen in Legito erstellt?

    Durch unseren einfachen und intuitiven Editor, der ähnlich wie Word funktioniert, erstellen Sie das Dokument aus einzelnen Bausteinen so ähnlich wie Lego.

    Hunderte von Anwälten aller Altersgruppen arbeiten mit unserem Editor und haben schon mehrere tausend Dokumente automatisiert. Sie werden überrascht sein wie einfach die Nutzung ist.

    Schauen Sie sich ein kurzes Video über die Arbeit mit unser Editor an:

  2. Gibt es ein einfachen weg, diese automatisierte Dokumentenvorlagen anzupassen?

    Ja, können Sie, das Ändern dieser Vorlagen ist genauso einfach wie das Erstellen. Machen Sie einfach eine Änderung in der Dokumentvorlage, speichern Sie und veröffentlichen Sie diese. Ab diesem Zeitpunkt steht die aktualisierte Version der Vorlage allen Ihren Mitarbeitern zur Verfügung.

    Wenn Sie jemals ein Problem mit einem Dokument haben und zu einer früheren Version zurückkehren müssen, ist dies kein Problem - alle zuvor gespeicherten Versionen Ihrer Dokumentvorlagen werden unter Ihrem Konto archiviert.

  3. Kann Legito verschiedene Versionen von Dokumenten erstellen?

    Ja, dies kann Legito. Diese Funktion wird am häufigsten von der Rechtsabteilung eines Unternehmens verwendet, um Verträge anzupassen, die von anderen Abteilungen erstellt wurden. Anwaltskanzleien nutzen diese Funktion um Verträge die von Junior Anwälten erstellt wurden zu kontrollieren.

    Sie können diese Funktion auch verwenden, wenn Sie mit der anderen Partei über den Inhalt des Vertrags verhandeln. Sie teilen einfach einen Link zum Vertrag mit einer anderen Partei und nehmen Änderungen am Dokument vor. Sie sehen dann genau, was sich verändert hat.

  4. Bringen Sie uns bei, wie man eine Vorlage erstellt?

    Selbstverständlich! Wir haben ein Video Tutorial, bei dem die Arbeit mit unserem Editor erklärt und gezeigt wird, sodass das Einlernen neuer Kollegen kinderleicht ist.

    Nachdem bereits Tausende von Dokumentvorlagen durch uns automatisiert wurden, steht Ihnen unser erfahrenes Team für die Automatisierungstechnik zur Verfügung. Wenn Sie einen Teil oder das gesamte Dokument automatisieren möchten oder einfach nur einen Rat zur Dokumentenautomatisierung benötigen, setzen Sie sich mit uns in Verbindung!

    Unsere technische Unterstützung spricht Englisch, Deutsch, Spanisch, Französisch, Russisch, Polnisch, Tschechisch, Slowakisch und Serbisch.

    Natürlich ist ein Einführungstraining ein fester Bestandteil unseres Service.

  5. Können wir uns eigenes Design der generierten Dokumenten einstellen?

    Ja, können Sie. Laden Sie einfach ein Word-Dokument in Legito hoch, um zu zeigen, wie das generierte Dokument aussehen soll, und unser System erstellt ab diesem Zeitpunkt Dokumente in diesem Design.

    Das Gute an dieser Lösung ist, dass Sie beim Ändern Ihres Logos, Ihrer Anschrift oder eines anderen Teils Ihrer Unternehmensidentität nicht alle Word-Dokumente ändern müssen, sondern nur diese Vorlagen. Und von da an generieren alle Ihre Mitarbeiter Verträge im neuen Design, einschließlich aktualisierter Informationen.

    Sie können in Legito mehrere Word-Vorlagen hochladen diese können verschiedene Designe besitzen und dann können sie in das aktuelle Dokument eingefügt werden. Dies ist besonders interessant für Firmen mit mehreren Niederlassungen oder Zweigstellen. Anwaltskanzleien nutzen dies für Großkunden die ihr eigenes Design benötigen.

    Alle oben genannten Punkte gelten auch für die Generierung von PDF-Dokumenten.

  6. Welche Sprachen und welche Länder können Sie?

    Unser System kann alle Sprachen verarbeiten, die linear geschrieben werden (von links nach rechts und von rechts nach links). Es ist an Ihnen gelassen, für welche Sprachversionen Sie sich entscheiden.

    Falls Sie ein internationales Unternehmen sind und Verträge nach Ländern sortieren müssen, auch dieses schafft Legito!

    Unsere technische Unterstützung spricht Englisch, Deutsch, Spanisch, Französisch, Russisch, Polnisch, Tschechisch, Slowakisch und Serbisch.

  7. Wie bekomme ich meine Word-Dokumente zu Legito?

    Der Schlüssel zur Automatisierung von Dokumenten und zur anschließenden Datenanalyse besteht darin, den Text in eine strukturierte Form zu bringen, die der Computer versteht. Aus diesem Grund ist es nicht möglich, ganze Word-Dokumente in unseren Editor hochzuladen. Sie müssen in Teile zerlegt werden.

    Wir helfen Ihnen gerne, Ihre Word-Dokumente in Legito umzuschreiben. Manche Unternehmen überlassen die Automatisierung ihrer Dokumente von Anfang an uns und schicken uns nur ihre Word-Dokumente mit Anweisungen. Um alles Weiteres kümmern wir uns.

Integration mit anderen Systemen

  1. Können Sie ihre Spezialisten zu uns in die Firma schicken?

    Wir schicken Ihnen unsere Speziallisten für die Integrierung der Software direkt in ihr Büro. Zu diesem Schritt gehen wir vor allem bei umfassenden Integrationen ( z. B. in den Banken).

    Die Zeit, die unser Team in Ihrem Unternehmen verbringt, hängt vom Ausmaß der Integration ab. Bei Bedarf kann unser Team gerne Monate oder sogar Jahre in Ihrem Unternehmen tätig sein.

    Integrationen werden von geschulten Spezialisten von unseren Integrationspartnern bereitgestellt. Integrationspartner sind fast auf der ganzen Welt tätig.

  2. Können wir uns in Legito von unserer Homepage aus anmelden?

    Ja können Sie. Nach dem Anmelden auf Ihrem Konto können Sie einfachen den Code kopieren, Ihrem Webdesigner an entsprechender Stelle einfügen lassen.

  3. Kann Legito Daten aus anderen Systemen empfangen/ in andere Systeme senden?

    Ja, Legito kann Daten von anderen Systemen empfangen und an bestimmte Stellen in den Dokumenten einfügen oder Dokumente auf der Grundlage dieser Daten verändern das bedeutet, das Dokument passt sich der hinzugefügten Datei an. Legito kann auch eingefügte Daten in die Dokumente über die Benutzerschnittstelle abschicken.

    Sowohl das Senden als auch das Empfangen erfolgt über unsere API .

  4. Kann ich ein Dokument generieren, ohne Legito zu öffnen?

    Ja können Sie. Dank der Möglichkeit, Daten zu empfangen und zu senden, können Sie ein "Hintergrunddokument" erstellen, ohne Legito öffnen zu müssen. Meistens wird diese Option von Filialen genutzt, um schnell Dokumente für Kunden (z.B.in Bankenfilialen, Versicherungen, bei Telefonbetreibern usw.) zu erstellen.

  5. Kann ich die Dokumentation für Ihre API sehen?

    Selbstverständlich. Herunterladen Sie sich bitte die Dokumentation zu unserem API. Falls Sie Fragen zu unserer API haben, wenden Sie sich einfach.

    Bei allen Fragen stehen wir Ihnen gern zur Verfügung unter diese E-Mail automation@legito.com. Zögern Sie sich nicht uns zu kontaktieren.

Weitere Funktionen

  1. Was kann Legito in dem Bereich der Dokumentenverwaltung (Document Management System = DMS)?

    In Legito können Sie einzelne Dokumente verwalten, mehrere Versionen erstellen, Status zuweisen und die Personen die den jeweiligen Status verwalten zuweisen.

    Sie können nicht nur für Einzelpersonen unterschiedliche Berechtigungen festlegen, sondern auch für einzelne Dokumente (z. B. können Dokumente als vertraulich eingestellt werden- die sehen dann nur die Personen, die das Recht haben, vertrauliche Dokumente zusehen).

    In unserem DMS können Sie die Dokumente anhand vielen Kriterien filtern. Legito enthält auch ein Analyse-Modul, der Ihnen ermöglicht Ihre Dokumente zu analysieren und Managerberichte zu erstellen.

    Sie können Legito auch so einrichten, dass es Sie automatisch über Fristen in Verträgen oder anderen Dokumenten informiert.

    Ein weiteres großartiges Feature ist die Möglichkeit festzulegen, welcher Status dem Dokument zugewiesen werden soll. Dokumente oder Personen können somit komfortabel gruppiert werden.

    Legito funktioniert auch als Dateispeicher. Die meisten unserer Nutzer speichern Scans von signierten Dokumenten.

    Sie können die Dateien nach Excel exportieren.

    Beispiel: Ein Arbeiter in der Verkaufsabteilung füllt und richtet den automatisierten Vertrag ein, er setzt den Status "für Kontrolle bereit" und weist ihn einem Unternehmensanwalt zu. Der Unternehmensanwalt hat in seinem Konto eine Liste von Verträgen, die er kontrollieren soll. Sobald er es macht, kann er die (Verträge) dem Projektmanager zuweisen und das Status "für die Unterschrift vorbereitet" setzen. Sobald der Projektmanager das Dokument unterschrieben hat, ändert er den Status auf "Signiert", fügt zum Datensatz ein Scan des Dokumentes und weist das Dokument der Person, die für die Dokumentenverwaltung im Unternehmen zuständig ist zu.

  2. Wie funktioniert die Fristenüberwachung in den Verträgen?

    Beim Erstellen von Dokumentvorlagen markieren Sie das Feld, in dem der Nutzer das Ablaufdatum, das Zahlungsdatum und / oder das Übergabedatum eingeben soll.

    Bei der Erstellung von Dokumenten oder Ausfüllen von Vorlagen fügen Benutzer Fristen in die entsprechenden Felder ein. Legito sendet Ihnen danach vor jeder Frist eine Benachrichtigung.

    Legito kann die Daten nehmen und fügt die automatisch in Ihren Kalender (z. B. Google Kalender) ein.

    Auch nach dem Erstellen des Dokuments können Sie über das Dokumentenverwaltungsmodul Daten hinzufügen, z. B. das Unterschriftsdatum oder das Enddatum.

    Sie können auch auf Datensätzen von externen Dokumenten Daten hinzufügen.

  3. Ist Ihre Cloud Lösung sicher?

    Absolut! Der Datenschutz unserer Kunden, hat für uns höchste Priorität.

    Unsere Server hat die höchste Sicherheitsbewertung (5 Sterne) von Datencenter Star Audit (DCSA) erhalten und ist auch TÜV nach ISO 27001 zertifiziert.

    Die Verbindung zwischen Ihrem Computer und unserem Server ist verschlüsselt so wie die gespeicherte Passwörter (salted SHA-1). Wir speichern die permanent generierte PDF und Word Dateien nicht, sie werden sofort nach dem Herunterladen oder Abschicken auf die E-Mail automatisch gelöscht.

    In unserem System können Sie alle in den Dokumenten eingegebene Daten unwiderruflich löschen.

    Auf Wunsch können wir den Inhalt ihrer Dokumente auch verschlüsseln.

    Für mehr Informationen über die Sicherheit zögern Sie sich nicht uns zu kontaktieren.

  4. Kann Legito auch als Speicher für Scans von Dokumente und weiteren Dateien genutzt werden?

    Selbstverständlich können Sie! In Legito können Sie zu einzelnen Datensätzen beliebige Anzahl von Dokumenten aller Art einfügen. Am häufigsten fügen die Nutzer Scans von unterschriebenen Dokumenten ein.

  5. Kann ich Rechte für einzelne Mitarbeiter in Legito zuweisen?

    Ja. Es ist möglich, eine Vielzahl von Berechtigungen für einzelne Mitarbeiter einzurichten sowie die Mitarbeiter in Kategorien (Abteilungen) zu gruppieren.

    Dokumente können Sie auch als vertraulich bezeichnen- nur diejenigen, die das Recht haben, vertrauliche Dokumente zu sehen, werden diese Dokumente angezeigt.

  6. Wie funktioniert Ihre Analytik?

    Legito ermöglicht es Ihnen einfach, übersichtlich und schnell Daten aus Ihren Verträgen und weiteren Dokumenten zu analysieren und sie als Diagramme darzustellen.

    Wählen Sie die Dokumente und Teile aus, die Sie analysieren möchten, oder fügen Sie sogar einen Kontext hinzu. Unser System analysiert dann alle erstellten Dokumente und erstellt automatisch Statistiken und Diagramme, die Sie exportieren können.